Contacten - Rekenkamerkompas

Introductie

De rekenkamer kan haar werk alleen goed doen als zij weet wat er speelt. Ook is van belang dat de actoren in haar omgeving op de hoogte zijn van haar bestaan, doel en werkzaamheden. Daartoe onderhoudt een rekenkamer doorgaans contacten met allerlei actoren: raadsleden, griffier en griffiemedewerkers, collegeleden, ambtenaren, inwoners, accountant, pers en andere rekenkamers. Deze actoren moeten (kunnen) weten wat de rekenkamer doet en waarom.

Aandachtspunten

Als de rekenkamer - bijvoorbeeld in haar visie - (belangrijke) doelgroepen benoemt, helpt dit bij vormgeven van de contacten.

Verdeel binnen de rekenkamer wie primair de contacten onderhoudt met bepaalde actoren. Dit kan verder worden uitgewerkt in een communicatieplan, maar besef dat de aard van de contacten zal verschillen per actor maar ook per onderzoeksfase, en dus steeds maatwerk is.

Investeer in ieder geval in goed contact met de griffier. De griffier is een cruciale schakel binnen het bestuur, en cruciaal om goed voor en/of met de raad te kunnen werken.

“De raad” bestaat niet, houd er in contacten rekening mee wie namens de raad spreekt of zegt te spreken (is dat de meerderheid, de coalitie, de nestor, het presidium, de voorzitter, de auditcommissie…?).

Gelijk hebben is niet hetzelfde als gelijk krijgen. Met goede contacten kun je bij raad, college en organisatie verrassingen bij onderzoek(uitkomsten) voorkomen, en dat is meestal beter voor het draagvlak: het maakt ontvangers ontvankelijker voor de boodschap.

Hoe goed je ook je best doet: contact moet van beide kanten komen. De kans bestaat dat andere actoren – vaak het college, soms specifieke raadsfracties – het contact afhouden. Blijf wel openstaan en uitnodigen tot contact.

Als contacten niet soepel verlopen, is dat niet altijd erg. Wrijving geeft glans. Je kunt er het gesprek over aangaan.

Houd rekening met de vernieuwingscycli binnen je gemeente. Nieuwe raadsleden (ambtenaren, bestuurders) kennen de rekenkamer niet vanzelf, en kennen ook haar goede aanbevelingen van vier jaar geleden niet.

Afwegingen

De rekenkamer werkt altijd onafhankelijk. Maar houd je afstand tot je doelgroep(en) of zoek je verbinding? Blijf je zonder contact als waakhond in de tuin of kruip je op schoot?

Bepaal samen met de raadsleden hoe intensief en in welke vorm je hen betrekt.

Bepaal samen met de raad of je (als voorzitter van de) rekenkamer bij de auditcommissie of een gelijksoortige raadscommissie aanwezig bent en welke rol je daarbij hebt.

Kan de rekenkamer professioneel kritisch kijken naar de rol van de raad, of staat de relatie dat niet toe?

Hoe intensief stem je af met de griffier en met gemeentesecretaris en college (informeren, consulteren, samenwerken)?

Kun en wil je verrassingen voorkomen door raad, college en/of organisatie tussentijds bij te praten over de voortgang (of eventuele aanpassingen) van het onderzoek? Als mensen overrompeld worden door de resultaten van een onderzoek, kan dat het draagvlak voor de aanbevelingen aantasten.

Gebruik je een eigen huisstijl en website (omwille van een professionele en/of onafhankelijke uitstraling) of de huisstijl en website van de gemeente (om uit te stralen dat je daar onderdeel van bent)?

Voorbeelden

Organiseer periodiek – in ieder geval na de verkiezingen – een kennismakingsbijeenkomst met nieuwe raadsleden (en bestuurders en ambtenaren) om de rekenkamer te introduceren. De NVRR heeft een Powerpointpresentatie en bijbehorende suggestie voor gebruik en een Introductiefolder.

De rekenkamer Den Bosch maakt voor elke nieuwe raad een overdrachtsdocument.

Raadslid.nu maakte een rekenkamertool: zeven filmpjes over hoe raadsleden de rekenkamer kunnen inzetten als hulptroep van de raad.

Er zijn vele vormen om raad te betrekken: een permanente klankbordgroep, tijdelijke klankbordgroep voor een groot onderzoek, jaarlijks rondje langs fracties… Of vergader (zoals de - uit externen samengestelde - rekenkamercommissie IJsselstein van 2006–2010 deed) een uur voor de raadsvergadering start, zodat raadsleden gemakkelijk kunnen binnenlopen als er wat is.

Spreek elk jaar met het college over de samenwerking, en bespreekt dan zowel inhoud, proces als relatie.

Ook het ambtelijke wederhoor kan een contactmoment zijn: de rekenkamercommissie Heusden handelt dat niet schriftelijk af, maar organiseert een gesprek tussen ambtenaren, onderzoekers en rekenkamerleden waarin eventuele onjuistheden of onduidelijkheden in het conceptrapport worden benoemd en zo mogelijk ter plekke in goed overleg gecorrigeerd.

In de gemeente Groningen wordt het bestuurlijk wederhoor gehouden in de vorm van een geïnformeerd gesprek tussen de wethouder en de voorzitter van de rekenkamercommissie. Een verslag van dit gesprek wordt opgenomen in de aanbiedingsbrief van het rapport.

Organiseer een jaarlijkse inloopdag voor raadsleden en collegeleden (en eventueel ook ambtenaren en inwoners), zoals de rekenkamercommissie Alphen aan den Rijn.

De Groene Hart Rekenkamer bestrijkt de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda,Waddinxveen en Zuidplas. Deze rekenkamer heeft een programmaraad om de verbinding met de vier gemeenteraden te borgen. Elke gemeente heeft daarin twee raadsleden afgevaardigd.

Hieronder zie je een suggestie voor een werkvorm om binnen je rekenkamer in gesprek te gaan over de Contacten.

Voorbeeld van een werkvorm voor Contacten: Aansluiten bij de ander

Iedereen begrijpt dat een verhaal beter aanslaat als je aansluit bij de belevingswereld van de ander. Hoe doe je dat nu goed? Een manier om dat te doen heet ‘Kritiek-Repliek’. Met deze werkvorm verplaats je je in de ander voordat je jouw eigen verhaal in elkaar zet. Dat kun je bijvoorbeeld benutten als je een onderzoek aan de raad gaat presenteren:

Inventariseer samen de vragen en/of mogelijke kritiek van de raadsleden over het onderzoek. Dat kan daadwerkelijk (bijvoorbeeld een korte enquête) maar ook door je goed in hen te verplaatsen. De griffie kan misschien meedoen met het inventariseren. Zet alle punten onder elkaar op een flip-over-vel en kijk of je kunt categoriseren.

Kijk daarna wat je daar als rekenkamer tegenover kunt zetten. Heb je op alle vragen een (adequaat) antwoord? Dat is dus je repliek. Ook die schrijf je op. Kijk samen of dat een afdoende antwoord is.

Met die repliek maak je je verhaal voor de raad. Alles wat je zelf bedacht had, maar niet aansluit bij de vragen en dus belevingswereld van de raadsleden, is (veel) minder belangrijk.

Hoe beter je contacten met de raadsleden, hoe makkelijker het wordt om een goed verhaal voor hen te houden, omdat je beter weet waar wat hen betreft de nadruk op zou moeten liggen.